Datenschutzerklärung

1. Geltungsbereich

Website, Konzeptdemo und Intelligence-Portal

Diese Erklärung gilt für die öffentlich zugänglichen Seiten von LFS Systems einschließlich des Intelligence-Kundenportals und der separaten interaktiven Dashboard-Demo. Die Demo enthält ausschließlich fiktive Beispieldaten. Sie besitzt keinen echten Kundenlogin, verarbeitet keine realen Kundenanfragen und versendet keine Nachrichten.

2. Hosting und technische Zugriffsdaten

Bereitstellung über ChatGPT Sites

Diese Website wird über ChatGPT Sites von OpenAI bereitgestellt. Für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist OpenAI Ireland Limited der betreffende OpenAI-Diensteanbieter. OpenAI und eingesetzte technische Dienstleister können Daten verarbeiten, soweit dies für Hosting, Wartung, Sicherheit und Support der Website erforderlich ist.

Beim Aufruf können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser- und Geräteinformationen, Referrer sowie Fehler- und Sicherheitsdaten in technischen Protokollen verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sicheren, stabilen und fehlerfreien Website gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten bestehen.

Weitere Informationen finden Sie in den Bedingungen für ChatGPT Sites und in der Datenschutzerklärung von OpenAI.

3. Kontaktaufnahme

Formular, E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns über das eingebundene HighLevel-Formular, per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben, insbesondere Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage und gegebenenfalls Unternehmensdaten, um Ihre Anfrage zu beantworten.

Soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In sonstigen Fällen stützen wir sie auf unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden bis zur abschließenden Bearbeitung und danach nur im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert.

4. Lokale Browser-Speicherung

Funktionale Einstellung für den Dashboard-Hinweis

Die Website verwendet derzeit keine Analyse- oder Werbe-Cookies. Um sich während einer Browsersitzung zu merken, ob der Hinweis auf die Dashboard-Demo geschlossen wurde, wird eine rein funktionale Information im Session Storage Ihres Browsers gespeichert. Sie wird grundsätzlich mit dem Ende der Browsersitzung gelöscht und nicht zu Werbe- oder Analysezwecken verwendet. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer nutzerfreundlichen Darstellung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Empfänger und Drittlandübermittlungen

Technische Dienstleister

Personenbezogene Daten erhalten nur jene Stellen, die sie für die oben genannten Zwecke benötigen. Dazu können OpenAI als Hosting-Anbieter, OpenAI als Anbieter der optionalen KI-Analyse, HighLevel für Kontaktformular und CRM, weitere beauftragte technische Dienstleister sowie Behörden bei einer gesetzlichen Verpflichtung gehören.

Soweit Dienstleister Daten außerhalb der EU oder des EWR verarbeiten, erfolgt dies nach den jeweils anwendbaren vertraglichen und gesetzlichen Datenschutzvorgaben. Eine bestimmte Hosting-Region wird für diese Website nicht zugesichert.

HighLevel / LeadConnector

Wir verwenden HighLevel (HighLevel LLC, USA) für das eingebundene Kontaktformular und die CRM-Verarbeitung. Beim Laden des Formulars können technische Verbindungsdaten an HighLevel übermittelt werden. Abgesendete Kontakt- und Unternehmensangaben werden dort zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert.

Bei verbundener LFS Automation fragt das Intelligence-Portal auf Ihre Anforderung Kontakte im zugeordneten HighLevel-Unterkonto ab. Erst bei einer von Ihnen ausgelösten Übernahme werden Geschäftschance, Quellenlink und veröffentlichte Fristen an den ausgewählten Kontakt übertragen. Eine Verarbeitung in den USA ist möglich.

Informationen des Anbieters: HighLevel Datenschutz und Auftragsverarbeitungsbedingungen.

6. Ihre Rechte

Auskunft, Berichtigung und weitere Betroffenenrechte

Nach Maßgabe der DSGVO haben Sie insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten,
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten,
• Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung,
• Datenübertragbarkeit, soweit die Voraussetzungen vorliegen,
• Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen,
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie an kontakt@lfssystems.at. Sie können außerdem Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde einlegen: dsb.gv.at.

LFS Intelligence · Pilotportal

Kundenzugang, Suchprofile und Integrationen

Im Kundenportal speichern wir Unternehmensname, E-Mail-Adresse, Suchprofil, ausgewählte Geschäftschancen, eigene Geschäftssignale, Notizen und Verarbeitungsereignisse. Kundeneigene Inhalte sind dem jeweiligen Betrieb zugeordnet. LFS kann sie zur Betreuung über die Verwaltung einsehen. Zugangscodes werden nur als Hash gespeichert. Für die Anmeldung wird ein technisch notwendiges, gegen JavaScript-Zugriff geschütztes Sitzungscookie verwendet; es läuft nach zwölf Stunden ab. Die Sperrung eines Zugangs beendet bestehende Sitzungen.

Ausschreibungen werden auf Anforderung aus der öffentlichen TED-Schnittstelle abgerufen. Bei aktivierter KI-Analyse werden das Unternehmens-Suchprofil und die ausgewählte Bekanntmachung einschließlich der abgerufenen TED-XML-Daten an die OpenAI-API übergeben. Separat verlinkte Vergabeunterlagen werden dabei nicht automatisch abgerufen. Private Notizen und Zugangscodes werden dabei nicht übermittelt. Die Analyse wird im Portal gespeichert. API-Schlüssel für angebundene Dienste werden serverseitig verschlüsselt gespeichert und nicht im Kundenbrowser ausgegeben.

Bei einer ausdrücklich ausgelösten Übernahme in LFS Automation werden die Geschäftschance und ihre Quellenangaben dem gewählten Kontakt im verbundenen HighLevel-Konto zugeordnet. Diese Übernahme veranlasst selbst keine Kontaktaufnahme. Unternehmensdaten und gespeicherte Chancen bleiben während der Nutzung gespeichert. Die LFS-Verwaltung kann Betriebsdaten exportieren und den Betrieb einschließlich Profil, Notizen, Analysen, Ereignissen, Zugangsdaten und der gespeicherten HighLevel-Verbindung vollständig aus der aktiven Portaldatenbank löschen. Als Schutz vor versehentlicher Löschung muss der Zugang zuvor mindestens 24 Stunden gesperrt sein. Eine Sperrung allein löscht die Betriebsdaten nicht. Es gibt weiterhin keine automatische Löschung nach einer festen Nutzungsdauer. Bereits übertragene HighLevel-Daten und heruntergeladene Exporte sind getrennt zu bearbeiten; die Portallöschung erfasst diese Kopien nicht. Für Auskunft oder Löschung wenden Sie sich an kontakt@lfssystems.at.

Nachrichten, KI-Antwortentwürfe und Termine

Bei freigeschalteter Automation liest das Portal Kontakte, Nachrichtenverläufe und Kalenderdaten aus dem zugeordneten HighLevel-Unterkonto. Manuell bestätigte Antworten und Terminänderungen werden an HighLevel übergeben. Bei Terminen entscheidet der Nutzer, ob hinterlegte Benachrichtigungen und Automationen ausgelöst werden. Bestehende HighLevel-Automationen bleiben davon unabhängig konfiguriert.

Für einen ausdrücklich angeforderten KI-Antwortentwurf werden bis zu 20 Nachrichten des ausgewählten Verlaufs mit begrenzter Textlänge sowie die Eingabe des Nutzers an OpenAI übergeben. Der API-Aufruf verwendet store: false. Der Entwurf wird im Browser angezeigt und nicht automatisch versendet. Im Portal werden zur Vermeidung doppelter Aktionen technische Aktionskennungen, Inhaltsprüfsummen und Ergebniskennungen gespeichert, jedoch keine vollständigen Nachrichtentexte in diesen Aktionsprotokollen. Diese Kennungen werden bei der vollständigen Löschung des Betriebs aus der Portaldatenbank entfernt. Nachrichten und Termine in HighLevel sind gesondert zu verwalten.

7. Änderungen dieser Erklärung

Neue Funktionen werden ergänzt

Wenn weitere Dienste oder Integrationen eingebunden werden, wird diese Datenschutzerklärung vor deren Einsatz entsprechend aktualisiert.